|
4.1 |
Terdapat 8 Ciri Utama yang terkandung dalam
dokumen
Manual Prosedur Kerja iaitu:
i.
Latarbelakang Kementerian/Jabatan
Latarbelakang mengandungi catatan sejarah dan rasional
penubuhan sesebuah kementerian dan jabatan dan hendaklah
mempunyai:
a.
Tujuan penubuhan organisasi.
b.
Matlamat penubuhan organisasi.
c.
Nyatakan sebarang Akta/ Undang-undang yang
terkandung dalam penubuhan
organisasi. Contoh seperti di
Rajah 1.
|
Rajah 1: Latarbelakang: Jabatan Perkhidmatan Pengurusan
*
1
Januari 1982
Unit Perkhidmatan Pengurusan, Jabatan Perjawatan
ditubuhkan
*
1
September 1986
Unit Perkhidmatan Pengurusan ditempatkan di Jabatan
Perdana Menteri.
*
1
Januari 1990
Unit Perkhidmatan Pengurusan dipertingkatkan tarafnya
menjadi Jabatan Perkhidmatan Pengurusan dan Keselamatan
Kerajaan.
*
1
Ogos 1993
Jabatan Perkhidmatan Pengurusan
dan Keselamatan Kerajaan diubah gelarannya menjadi
Jabatan Perkhidmatan Pengurusan.
|
|
|
|
ii.
Objektif Kementerian/Jabatan
Objektif organisasi merupakan kenyataan penting mengenai tujuarah,
perancangan, penilaian keberkesanan prestasi dan strategik jangakamasa pendek dan jangka panjang organisasi. Contoh seperti
di Rajah 2.
|
Rajah 2: Objektif: Jabatan Perkhidmatan Pengurusan
* Meningkatkan
kecekapan, keberkesanan dan prestasi pengurusan;
*
Menjimatkan
perbelanjaan;
*
Meningkatkan
kualiti penyampaian perkhidmatan;
*
Meningkatkan
kualiti dan produktivti; dan,
*
Memantau
pelaksanaan Tekad Pemedulian Orang Ramai
|
|
| |
iii.
Carta
Organisasi Kementerian/Jabatan
a.
Carta organisasi menggambarkan struktur yang
menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah
organisasi.
b.
Struktur atau carta organisasi dapat membantu
pihak penurusan membuat perancangan seperti:
i.
Penambahan atau pengurangan pegawai dan
kakitangan.
ii.
Pembesaran fungsi-fungsi bagi organisasi.
iii.
Perancangan latihan pegawai dan kakitangan;
dan,
iv.
Saluran maklumat-maklumat pengurusan.
c.
Carta organisasi boleh berubah-ubah dari semasa
ke semasa selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam
sesebuah organisasi.
|
Rajah 3: Carta Organisasi: Jabatan
Perkhidmatan Pengurusan
|
|
| |
iv.
Fungsi Utama Kementerian/Jabatan
Fungsi utama
menunjukkan tugas-tugas utama yang dijalankan bagi
membolehkan organisasi mencapai objektif penubuhannya.
Fungsi-fungsi utama bergantung kepada jenis-jenis aktiviti
yang merupakan kegiatan biasa (common activity)
organisasi.
|
Rajah 4: Fungsi Utama / Peranan: Jabatan Perkhidmatan Pengurusan
Penggerak utama
dalam membawa perubahan dan pembaharuan, pakar runding,
pemudahcara dan penasihat dalam bidang pengurusan.
|
|
|
|
v.
Aktiviti kerja bagi
fungsi-fungsi utama
Aktiviti merupakan
kerja-kerja yang dijalankan dibawah fungsi utama.
Pelaksanaan sesuatu aktiviti itu melibatkan tenaga,
manusia, peralatan, bahan, masa dan kos. Sila lihat
contoh Rajah 5.
Rajah 5: Aktivit
kerja: Unit Pentadbiran, Bahagian Korporat dan Hal Ehwal Antarabangsa,Jabatan
Perkhidmatan Pengurusan
|
|
Bil: |
AKTIVITI KERJA |
|
1. |
Catat Rekod Servis |
|
2. |
Permohonan Cuti
Tahunan / Mandatori |
|
3. |
Permohonan Keluar
Negeri Tanpa Cuti |
|
4. |
Permohonan Elaun
Cuti Tambang |
|
5. |
Permohonan Untuk
Mendapatkan Elaun Rumah ke Pejabat |
|
6. |
Permohonan Tuntutan
Pembayaran Balek Sewa Bulanan Telefon |
|
7. |
Mengendalikan
Mesyuarat-mesyuarat |
|
8. |
Perubahan Cuti Yang
telah Diluluskan |
|
9. |
Permohonan Eluan
Pelajaran |
|
10. |
Permohonan Latihan
Dalam Perkhidmatan (LDP) |
| |
vi.
Proses Kerja bagi
aktiviti-aktiviti utama
a.
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang diambil secara
berturutan mengikut proses kerja yang ditetapkan dengan
menyenaraikan secara jelas akan tindakan yang akan dilaksanakan. Proses kerja yang jelas dapat:
i.
mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika
menjalankan tugas.
ii.
memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perlu diambil
semasa menjalankan tugas.
iii.
membantu kerja penyeliaan.
iv.
memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila
pengemaskiniaan diperlukan.
v.
mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang.
vi.
memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru.
vii.
mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang
pegawai.
viii.memudahkan
dan melicinkan urusan harian pejabat.
ix.
menjamin pencapaian kualiti kerja melalui ‘standard’
kerja yang telah ditetapkan.
b.
Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah
seperti berikut:
i.
Semak senarai aktiviti bagi mengenal pasti jenis-jenis
aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.
ii.
Sediakan turutan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.
iii.
Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan
setiap proses.
iv.
Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke
atas lengkah-langkah yang berkenaan.
Contoh seperti di Rajah
6.
Rajah 6: Proses
Kerja: Permohonan Keluar Negeri Tanpa Cuti; Unit Pentadbiran, Bahagian Korporat dan Hal Ehwal Antarabangsa,
Jabatan Perkhidmatan Pengurusan
|
| |
|
|
Bil. |
Proses Kerja |
Pegawai Tindakan |
|
1. |
Terima borang
pemohon melalui Ketua Bahagian.
Lampiran A
Perhatian:
Pegawai/kakitangan
hadir majlis rasmi seperti Surat Keliling Jabatan
Perdana Menteri Bilangan 11/1999 bertarikh 22/7/1999.
(Lampiran B)
|
Kerani Tingkatan II
|
|
2. |
Ambil Fail
Persendirian
*
Jika Ada,
keluarkan dan terus ke proses 3
*
Jika Tidak
ada, gunakan Fail Tindakan
terus ke proses
3.
|
Kerani Tingkatan III |
|
3. |
Hadapkan permohonan
untuk tindakan selanjutnya.
|
Kerani Tingkatan II |
|
4. |
Hadapkan permohonan
untuk Tandatangan bagi Kebenaran
|
Pengarah/ Timbalan
Pengarah |
|
5. |
Maklumkan kebenaran
kepada pemohonan dengan memberikan satu salinan
|
Kerani Tingkatan II |
|
6. |
Masukkan salinan ke
dalam Fail Peribadi dan simpan Fail berkenaan
|
Kerani Tingkatan III |
|
|
vii.
Carta aliran kerja
aktiviti-aktiviti utama
a.
Carta aliran kerja menggambarkan secara grafik atau
gambarrajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam
satu-satu aktiviti. Setiap langkah yang diambil hendaklah
mengikut urutan yang betul dan jelas dilihat, iaitu dengan
menunjukkan secara jelas dan ringkas peringkat permulaan dan
peringkat selesai. Dengan adanya carta aliran akan dapat:
i.
Memberikan kefahaman kakitangan mengenai tugas dan
tanggungjawab masing-masing.
ii.
Menunjukkan dimana berlaku kelewatan, ‘bottle neck’
dan kerja berulang-ulang.
iii.
Menunjukkan gambaran menyeluruh mengenai aktiviti yang
dilakukan.
b.
Penggunaan simbol-simbol tertentu dalam carta aliran adalah
perlu disediakan selepas penyediaan proses kerja.
Langkah-langkah bagi penyediaan carta aliran adalah seperti
berikut:
i.
Rujuk proses kerja akitiviti yang terlibat.
ii.
Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses
kerja aktiviti tersebut.
iii.
Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan. Contoh
penggunaan simbol-
simbol di
Rajah 7 dan Rajah 8 contoh Carta aliran kerja.
Rajah
7: Simbol-simbol Carta aliran yang telah ditetapkan.
|
Rajah 8: Carta Aliran Kerja: Permohonan Keluar Negeri
Tanpa Cuti;
Unit Pentadbiran, Bahagian Korporat dan Hal
Ehwal Antarabangsa,
Jabatan Perkhidmatan Pengurusan.
|
|
|
|
viii.
Senarai
Borang-borang atau rujukan-rujukan yang digunakan.
a.
Borang
atau rujukan adalah alat pengurusan yang penting dalam
pentadbiran pejabat. Borang dan rujukan dapat digunakan
untuk menyimpan dan merekod maklumat-maklumat yang perlu
dan mustahak dengan cara yang teratur dan sistematik.
b.
Penggunaan borang atau rujukan akan dapat mencapai
tujuan berikut:
i.
Dapat
menjelaskan lagi prosedur-prosedur yan diterangkan.
ii.
Semua
borang atau rujukan yang digunakan oleh organisasi dapat
dikumpulkan untuk rujukan.
iii.
Semua
pegawai / kakitangan dapat memahami prosedur dan borang
atau rujukan yang digunakan dalam menjalankan tugasnya
dengan lebih berkesan. (Sila lihat contoh-contoh
borang atau rujukan di
Lampian 1-
download). |
|
5.
|
KESAN / IMPLIKASI
5.1
Antara
faedah yang dipperolehi melalui penyediaan Manual
Prosedur Kerja adalah untuk:
a.
Membantu organisasi menentukan tujuarah yang hendak
dicapai selaras dengan matlamat penubuhannya.
b.
Membantu pegawai / kakitangan mengetahui secara jelas
mengenai sejarah dan tujuan sesebuah organisasi dibentuk.
c.
Memberikan panduan mengenai jenis-jenis perkhidmatan
yang boleh diperolehi.
d. Membantu meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan semua pegawai serta
produktiviti organisasi secara menyeluruh.
|
|
6.
|
PERLAKSANAAN
6.1
Manual
Prosedur Kerja hendaklah disediakan sepenuhnya oleh
Kementerian dan Jabatan. Setiap Kementerian dan Jabatan
hendaklah juga membentuk pasukan ‘Task Force’
iaitu sama ada menggunakan ‘Action Team’, Kumpulan
Kerja Cemerlang (KKC), ataupun kumpulan yang
bersesuaian untuk membantu dalam menyediakan panduan
berkenaan.
6.2
Jabatan Perkhidmatan Pengurusan akan membuat
pemantauan ke atas perlaksanaannya di peringkat
Kementerian dan Jabatan, disamping itu juga, memberikan
bantuan khidmat nasihat jika diperlukan.
6.3
Langkah-langkah berikut bolehlah digunakan oelh
kementerian dan jabatan untuk dilaksanakan:
a.
Tentukan objektif kementerian dan jabatan.
b.
Sediakan carta organisasi kementerian dan jabatan.
c.
Senaraikan fungsi-fungsi utama kementerian dan jabatan.
d.
Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap
fungsi-fungsi utama.
e.
Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap
aktiviti.
f.
Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti.
g.
Senaraikan semua borang atau rujukan yang digunakan.
|
|
7.
|
PENUTUP
7.1
Penyediaan Manual Prosedur Kerja bertujuan bagi
memberikan gambaran yang jelas dan menyeluruh mengenai
sesebuah kementerian dan jabatan. Selain itu juga
merupakan alat penting yang dapat membantu meningkatkan
produktiviti dan efisiensi kerja pegawai dan kakitangan
malahan juga kementerian dan jabatan secara menyeluruh.
7.2
Tindakan untuk menyediakan Manual Prosedur Kerja ini
diharap akan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan
selaras dengan keperluannya dalam perkhidmatan awam di
negara ini.
|
