1. PENDAHULUAN
1.1 Panduan ini dihasilkan adalah bertujuan untuk digunakan
sebagai panduan dalam menyediakan position paper bagi
mesyuarat ACCSM yang mana Jabatan ini adalah selaku Urusetia dan
focal point ACCSM bagi Negara Brunei Darussalam. Selain itu, ianya
juga bagi menseragamkan format penyediaan position paper.
1.2
Lazimnya position paper ini disediakan bagi setiap mesyuarat
yang berkaitan dengan ACCSM iaitu :
(a) ACCSM Preparatory Meeting
Perjumpaan ini adalah merupakan mesyuarat bagi membincangkan
persediaan-persediaan untuk persidangan ACCSM (actual).
Perbincangan di mesyuarat ini termasuklah membincangkan isu-isu yang
difikirkan bersesuaian untuk dimuatkan dalam agenda bagi ACCSM
(actual) dan juga untuk mengetahui kedudukan perlaksanaan
projek-projek yang telah diluluskan dalam persidangan sebelumnya.
(b)
ACCSM (actual)
Ini adalah merupakan persidangan ACCSM yang sebenar dimana semua
Ketua Perkhidmatan Awam bagi setiap negara ASEAN menghadirinya.
(c)
ACCSM Technical Meeting
Perjumpaan ini diadakan satu tahun selepas persidangan ACCSM
(actual). Tujuannya ialah sebagai tindakan susulan ke atas
perlaksanaan projek-projek serta lain-lain isu yang diluluskan
semasa ACCSM (actual).
1.3
Ketiga-tiga mesyuarat ini menghendaki penyediaan position paper
yang mana adalah selaras dengan keperluan Surat Keliling Jabatan
Perdana Menteri bilangan 6/1997 sepertimana di Lampiran 1. Bagi
Negara Brunei Darussalam, pegawai-pegawai yang dicalonkan untuk
menghadiri mesyuarat/ persidangan tersebut, perlu menyediakan
position paper berkenaan.
1.4
Position paper yang telah diluluskan oleh Jabatan Perdana
Menteri akan dibawa ke mesyuarat-mesyuarat berkaitan ACCSM sebagai
rujukan ke atas isu-isu yang dibincangkan dalam mesyuarat.
2.
DEFINISI
2.1
Position paper pada kebiasaannya mengandungi maklumat mengenai
kedudukan Kerajaan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Baginda
Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam ke atas isu-isu
yang akan dibincangkan dalam agenda persidangan, mesyuarat teknikal
dan mesyuarat preparatory.
3.
FORMAT
3.1
Kandungan position paper pada lazimnya disediakan dengan
mengikut agenda mesyuarat yang disediakan oleh tuan rumah
yang akan mengendalikan mesyuarat ACCSM. Agenda-agenda dan isu-isu
yang akan dibincangkan di mesyuarat-mesyuarat berkenaan adalah
berbeza.
3.2
Walaubagaimanapun, secara keseluruhannya format bagi menyediakan
position paper bagi ketiga-tiga mesyuarat berkenaan adalah sama
yang mana mengandungi perkara-perkara berikut:
i.
Brunei
Darussalam’s Position
Bahagian
ini menerangkan kedudukan/keputusan Negara Brunei Darussalam ke atas
agenda yang dibentangkan.
ii.
S t a t u s
Penerangan mengenai status perkara yang
ditimbulkan sebagai agenda. Penerangan ini antaranya meliputi
tindakan-tindakan dan komen-komen agensi yang berkaitan.
Persuratan-persuratan mengenainya hendaklah disertakan sebagai
lampiran.
iii.
Background
Menerangkan mengenai latar belakang yang berkaitan
dengan agenda yang dibentangkan seperti kewujudan isu yang
ditimbulkan dalam agenda; tindakan-tindakan awal yang telah diambil
mengenainya.
4.
PENYELESAIAN POSITION PAPER
4.1
Position paper hendaklah disediakan dalam tempoh yang telah
ditetapkan dalam Tekad Pemedulian Orang Ramai Jabatan Perkhidmatan
Pengurusan.
4.2
Position paper yang telah disediakan hendaklah dipersembahkan
dengan teratur dan kemas seperti berikut :
i.
Kulit Luar /
Muka Depan
·
Bubuh
perkataan “Confidential”
·
Nama kertas (perkataan
“Brunei Darussalam Position Paper”)
·
Nama
mesyuarat, tempat dan tarikh
·
Nama Jabatan
yang menyediakan kertas dan tarikh disediakan
ii. Kandungan
Bahagian ini akan mengandungi senarai kandungan dan
muka surat.
iii.
Senarai
Lampiran
Bilangan
lampiran dan tajuk yang dimuatkan dalam position paper
berkenaan.
iv.
Senarai
Delegasi Negara Brunei Darussalam
Senarai
nama ahli rombongan, jawatan dan jabatan yang akan menghadiri
mesyuarat.
v.
Agenda-agenda
Yang Akan Dibincangkan
Bahagian ini
menerangkan maklumat-maklumat berkaitan agenda yang akan
dibincangkan. Dalam Bahagian inilah format seperti berikut
dimuatkan bagi setiap agenda yang akan dibincangkan:
a) Brunei
Darussalam’s position
b) Status
c)
Background
iv. Lampiran
Memuatkan
lampiran-lampiran yang berkaitan dengan agenda yang dibincangkan.
Setiap
bahagian yang terkandung dalam position paper berkenaan
hendaklah diasingkan dengan menggunakan separator.
4.3
Position paper yang selesai disediakan hendaklah terlebih dahulu
dihadapkan kepada Pengarah Perkhidmatan Pengurusan empat (4) minggu
sebelum persidangan/ mesyuarat diadakan.
4.4
Position paper yang telah dipersetujui oleh Pengarah
Perkhidmatan Pengurusan hendaklah dihadapkan ke Jabatan Perdana
Menteri untuk pengesahan dan kebenaran tiga (3) minggu sebelum
persidangan/mesyuarat diadakan.
4.5
Pastikan satu salinan position paper tersebut disimpan dalam
fail khusus bagi ACCSM bilangan JPP/1/7/7/1 sebagai rujukan di masa
akan datang.
5.
CONTOH
5.1
Contoh-contoh position paper bagi ACCSM Preparatory
Meeting, ASEAN Conference on Civil Service Matters (ACCSM
Actual); dan ACCSM Technical Meeting adalah
masing-masing seperti di Lampiran 2,3 dan 4.
Dikemaskinikan pada 23 Julai 2005
