Program Penggredan Prestasi Sektor Awam (3PSA) Melalui Penarafan Bintang

 

​

​PENGENALAN 3PSA

3PSA merupakan kesinambungan kepada program Jabatan Perkhidmatan Pengurusan (MSD) sebelum ini, iaitu Pengauditan Tekad Pemedulian Orang Ramai (TPOR) yang telah diperkenalkan pada tahun 2003. Melalui 3PSA, skop Pengauditan TPOR diperluaskan, iaitu bukan sahaja memfokuskan kepada hal berkaitan pemedulian pelanggan, akan tetapi juga menilai perancangan strategik, dasar dan pelaksanaan serta sumber tenaga manusia.

Program yang dilancarkan secara rasminya pada 28 Mac 2015 adalah sebagai menjunjung titah Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Baginda Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam sempena Hari Perkhidmatan Awam ke-21 pada 27 November 2014 :

"Beta juga mengalu-alukan usaha Jabatan Perkhidmatan Pengurusan yang sedang giat menjalankan pengauditan pengurusan, bukan sahaja bagi mengetahui kekuatan dan kelemahan pengurusan dalam perkhidmatan awam tetapi juga untuk memberikan taraf bintang kepada pengurusan yang memenuhi kriteria-kriteria pengiktirafan. Skop pengauditan ini mencakupi Tekad Pemedulian Orang Ramai, TPOR, Manual Pengurusan Kerja, MPK, rancangan strategic, program pembaharuan pembaikan serta pengurusan pelanggan."

Dengan adanya pengiktirafan dan penghargaan ini diharapkan akan dapat memberikan dorongan dan motivasi di kalangan agensi kerajaan khasnya dan warga Perkhidmanatan Awam amnya ke arah mencapai matlamat Wawasan Perkhidmatan Awam Abad Ke-21 dan Wawasan Brunei 2035.

OBJEKTIF

Objektif pelaksanaan 3PSA adalah seperti berikut :

1. Menilai dan mengukur prestasi setiap agensi kerajaan ke arah memastikan penyampaian perkhidmatan berada di tahap yang cemerlang;
2. Menggalakkan persaingan yang sihat di kalangan agensi kerajaan dalam amalan pengurusan organisasi dan penyampaian perkhidmatan yang lebih cekap dan berkesan;
3. Meningkatkan kesedaran mengenai kepentingan untuk meningkatkan prestasi, kualiti dan produktiviti kerja di kalangan pegawai dan kakitangan Kerajaan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Baginda Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam;
4. Membantu dalam memberkesankan lagi usaha-usaha penambahbaikan dan pembaharuan yang telah/ sedang. Akan dilaksanakan dalam Perkhidmatan Awam;
5. Memberi promosi yang meluas mengenai dasar, strategi, mekanisme dan amalan terbaik yang dapat dijadikan sebagai tanda aras [benchmark] dalam Perkhidmatan Awam serta pengurusan prestasi dan kualiti yang telah membawa kejayaan kepada organisasi; dan
6. Memberi penghargaan dan pengiktirafan secara formal kepada agensi kerajaan yang telah menunjukkan tahap tadbir urus yang terbaik [good governance] serta sentiasa meningkatkan kualiti perkhidmatan yang unggul.

SKOP DAN WAJARAN (WEIGHTAGE)

Penilaian terhadap empat (4) skop dibahagikan kepada dua (2) dimensi, iaitu pembolehdaya (enablers) dan pencapaian (results).  Dimensi pembolehdaya bagi setiap skop dilihat dari aspek persediaan agensi kerajaan dalam mencapai matlamat penubuhan agensi berkenaan.  Manakala dimensi pencapaian melihat sejauhmana pencapaian jabatan telah dilaksanakan.  Wajaran bagi pembolehdaya adalah 40%, manakala bagi pencapaian adalah 60% yang membawa jumlah kesemuanya 100%.  Pecahan wajaran mengikut skop seperti di Rajah 1.​

​Rajah 1. Pecahan Wajaran Mengikut Skop

PECAHAN SKOP PENILAIAN

Antara perkara yang dinilai di dalam 3PSA adalah seperti berikut :

1. Skop 1 : Perancangan Strategik dan Pemantauan Pelaksanaan Petunjuk Prestasi (KPI);
2. Skop 2 : Pewujudan Dasar / Akta / Peraturan / Sistem Makro dan Mikro sera Laporan Kemajuan;
3. Skop 3 : Pengurusan Sumber Tenaga Manusia, Pembangunan Sumber Tenaga Manusia, Amalan Budaya Kerja Berpasukan, Penilaian Prestasi, Latihan 100 jam, Kerja Berpasukan dan Kedatangan Bekerja
4. Skop 4 : Tekad Pemedulian Orang Ramai (TPOR) dan pencapaiannya, Manual Prosedur Kerja (MPK) serta penilaiannya, Pengendalian Aduan Orang Ramai dan penyelesaiannya serta Standard Minima Perkhidmatan Kaunter dan Tahap Kepuasan Hati Pelanggan.

Agensi-agensi yang akan dinilai akan dimaklumkan melalui permakluman penilaian, iaitu 14 hari sebelum penilaian bermula.  Ianya diikuti dengan entrance meeting di mana MSD akan menerangkan kepada agensi yang dinilai beberapa perkara seperti objektif, skop, proses 3PSA dan jadual penilaian.  Fieldwork berjalan selama 10 hari bermula pada tarikh entrance meeting.  MSD akan menyediakan draf laporan yang akan dibentangkan semasa exit meeting dan semasa mesyuarat ini, agensi yang dinilai perlu menyatakan persetujuannya terhadap penemuan, cadangan penambahbaikan dan tarikh melaksanakan cadangan penambahbaikan.  MSD seterusnya akan menyediakan laporan muktamad yang akan dihadapkan kepada Setiausaha Tetap Jabatan Perdana Menteri untuk mendapatkan endorsement, seperti  di Rajah 2.​

Rajah 2 Proses 3PSA

Tahap pencapaian agensi yang dinilai akan dimaklumkan setelah dibawa ke Jawatankuasa Khas 3PSA untuk pengesahan bagi penganugerahan bintang ke atas agensi-agensi yang dinilai.

STRATEGI PELAKSANAAN

Bagi kelangsungan 3PSA dan untuk memastikan pelaksanaannya yang efektif, MSD telah mengatur pelbagai strategi untuk memperkenalkan dan seterusnya memberi kefahaman mengenai 3PSA kepada umum khususnya warga Perkhidmatan Awam. Pelaksanaannya dilakukan secara berperingkat iaitu peringkat permulaan ini, penilaian memfokus kepada empat (4) skop berkenaan dan di fasa akan datang, skop penilaian akan diperluaskan lagi mengikut kesesuaian dan keadaan semasa.

GARIS PANDUAN 3PSA

MSD telah menerbitkan Garis Panduan 3PSA pada Mac 2015 dan telah diagihkan ke agensi-agensi kerajaan.  Garis panduan ini dihasratkan akan dapat membantu agensi kerajaan dalam memahami proses pelaksanaan 3PSA dengan lebih mudah dan menjadikannya sebagai bahan rujukan. 

PROJEK RINTIS

MSD juga telah melaksanakan 3PSA secara rintis terhadap empat (4) jabatan di bawah Jabatan Perdana Menteri, iaitu Jabatan Perkhidmatan Awam, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, Institut Perkhidmatan Awam dan MSD sendiri.  Melalui projek rintis ini beberapa penambahbaikan telah dikenal pasti untuk dilaksanakan sebelum pelaksanaan 3PSA.

JERAYAWARA

Jerayawara 3PSA telah diadakan pada Mei 2015 dan berlangsung selama empat (4) hari yang dihadiri oleh wakil dari setiap kementerian dan jabatan kerajaan. Jerayawara tersebut dimulakan dengan tayangan video promo 3PSA, diikuti dengan taklimat 3PSA dan diakhiri dengan sesi soal jawab. Di samping itu, MSD juga secara berterusan memberikan taklimat 3PSA ke agensi-agensi kerajaan yang memerlukan.

PERADUAN MENCIPTA LOGO 3PSA

Bagi mewujudkan identiti 3PSA agar mudah diingati dan dikenali ramai, MSD juga telah membukakan peraduan mencipta logo 3PSA.  Peraduan dibukakan kepada warganegara dan penduduk tetap Negara Brunei Darussalam selama dua (2) bulan (Julai hingga September 2015).  Peraduan ini menggalakkan penglibatan, penghayatan serta memberi kefahaman dan memperkenalkan 3PSA kepada warga Perkhidmatan Awam dan orang ramai. Pemenang peraduan ini telah diumumkan pada 3 Disember 2015 yang lalu.

BENGKEL & SELF-ASSESMENT 3PSA

MSD juga telah mengadakan Bengkel 3PSA melibatkan 20 agensi kerajaan yang banyak berurusan dengan orang ramai yang dibahagikan kepada dua (2) sesi.  Bengkel ini dilaksanakan sebagai persediaan 20 agensi tersebut bagi penilaian 3PSA secara formal oleh MSD pada tahun 2016. Antara objektif melaksanakan Bengkel 3PSA ini adalah untuk membolehkan peserta bengkel memahami konsep dan kaedah penilaian 3PSA; dan di akhir bengkel, peserta dapat melaksanakan Self-Assessment mengikut Garis Panduan 3PSA MSD.  Setiap sesi berjalan selama lima (5) hari, sesi pertama bermula pada 31 Ogos 2015 hingga 5 September 2015, manakala sesi kedua bermula pada 14 September hingga 19 September 2015.  Di sepanjang bengkel, peserta ditunjuk ajar dan didedahkan kepada latihan seperti penggunaan Senarai Semak 3PSA, penyediaan Draf Laporan dan penyemakan dokumen-dokumen yang hendak dinilai.

Sejurus selepas bengkel berakhir, Self-Assessment 3PSA perlu dilaksanakan terhadap 20 agensi yang terlibat.  Ianya dilaksanakan sendiri oleh peserta-peserta bengkel yang secara langsung bertindak selaku Kumpulan Pegawai Penilai di agensi masing-masing. Untuk memastikan self-assessment dilaksanakan on the right track seperti yang dihasratkan MSD, setiap agensi terlibat dibimbing oleh dua (2) orang mentor.  Mentor tersebut merupakan pegawai-pegawai MSD yang mempunyai pengetahuan mengenai 3PSA dan berpengalaman melaksanakan penilaian sebelum ini.  Penemuan self-assessment agensi-agensi berkenaan telah ditaklimatkan semasa Sesi Khas Bengkel 3PSA yang telah diadakan pada 22 dan 24 Oktober 2015 serta 5 dan 7 November 2015.  Maklumbalas peserta menyatakan Self-Assessment 3PSA banyak membantu mereka dalam mengenal pasti ruang untuk penambahbaikan di agensi masing-masing di samping sebagai mempersiapkan mereka bagi penilaian 3PSA yang akan dilaksanakan oleh MSD nanti.

3PSA bukan setakat membuat penilaian tetapi juga memberi preskripsi. Penganalisaan lanjut akan dilaksanakan oleh MSD terhadap dapatan daripada Penilaian 3PSA ke atas agensi-agensi kerajaan nanti.  Perolehan seperti amalan-amalan terbaik yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi akan dikongsikan dan dijadikan sebagai penandaarasan (benchmark).  Manakala bagi penemuan yang memerlukan / mempunyai ruang untuk penambahbaikan, rawatan (preskripsi) berbentuk program pembaharuan / penambahbaikan atau latihan akan diperkenalkan sama ada oleh MSD sendiri atau melalui rakan strategik seperti Jabatan Perkhidmatan Awam dan Institut Perkhidmatan Awam.

Dengan terlaksananya 3PSA diharapkan akan memberikan impak yang positif terhadap Perkhidmatan Awam Negara Brunei Darussalam, menggalakkan pendekatan results oriented dan persaingan sihat antara agensi kerajaan, meningkatkan motivasi dan mendorong budaya kerja berpasukan warga Perkhidmatan Awam. Sesuai dengan hasrat pengenalannya, 3PSA dapat digunakan sebagai diagnostic tools untuk mengenal pasti kekuatan dan peluang pembaikan (opportunities for improvement) serta memberikan prescriptive pembaikan.  Ianya juga membantu untuk menetapkan keutamaan inisiatif dan pelaksanaan penambahbaikan dalam sistem pengurusan serta selaku kompas dalam mengarahkan journey towards excellence.

"Jika kita merancang, maka perancangan itu hendaklah didukung oleh keupayaan sumber manusia dan kemahiran dan cekap, supaya dengan itu dapatlah kita memperolehi hasilnya dengan memuaskan. Supaya perancangan lebih effektif, maka Perkhidmatan Awam perlu mengambil langkah memperkukuhkan lagi 'akauntabiliti' dalam pentadbirannya. Melalui ini, ia dapat diharapkan untuk menerapkan 'budaya prestasi' atau 'performance culture' dalam Perkhidmatan Awam itu".

[Titah KDYMM Paduka Seri Baginda Sultan dan Yang Di-Pertuan Negara Brunei Darussalam sempena Hari Keputeraan Baginda Yang Ke-69 Tahun pada 15 Ogos 2015 ]

Sebagai kesimpulan, 3PSA berfungsi sebagai peranti untuk menilai tahap prestasi dan kualiti Perkhidmatan Awam secara kesuluruhannya, ianya juga akan dapat membuka peluang bagi agensi kerajaan Negara Brunei Darussalam untuk bersaing dan mendapat pengiktirafan di peringkat antarabangsa dan sebagai platform ke arah meningkatkan prestasi pencapaian indeks serantau dan antarabangsa seperti Government Effectiveness Index.